幼教心百觀-幼教論壇- 如何接待日本幼兒園參訪團體案例分享

如何接待日本幼兒園參訪團體案例分享

作者：台灣幼教寶林會創始會員/台北縣宏鶯托兒所陳金盞園長/台北縣東北藝園托兒所劉鈴子園長/台北縣公辦民營中原幼稚園黃慧玲園長聯合執筆 96年6月7日

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承蒙台灣幼教研究中心張顧問素珍教授再次熱情推薦，我們幼兒園得幸於今年五月三十一日共同接待日本宇都宮市梅林會參訪團體，雖然只是短暫的一天行程，也為台日幼教交流略盡綿薄之力，在經營幼教事業過程中，必然有些國際往來與互動機會，我們將本次接待參訪案例，以貼心服務八個寶的簡要架構與各位幼教先進分享：

一、為什麼要接待此團體？

1. 禮尚往來：我們曾經或未來將前往日本參訪該團體
2. 見賢思齊：雖是同業，亦可結盟互補其強；即使異業，也是請益對象
3. 精進學習：讓家長、園兒與全體同仁藉此親自演練及實際參與國際禮儀
4. 榮譽事蹟：為專業與貼心服務樹立典範，銘印真實的圖文影像記錄

二、接待的內容是什麼？

1. 了解客需：事前請教推薦者或來賓，以掌握其期望之參訪重點
2. 設計菜單：衡酌園所資源現況，以規劃下列接待選項

(1) 是否動員志工媽媽或園兒們列隊歡迎？
(2) 是否安排園兒迎賓表演？
(3) 是否須貴賓（會議）室提供數位式專業簡報？
(4) 是否開放全部空間以供參觀？
(5) 是否準備茶點飲品或正式用餐？
(6) 是否邀地方記者採訪來賓？
(7) 是否指定專人拍照或攝影？
(8) 是否有伴手禮或紀念品致贈？

3. 呈現方式：不論是大張旗鼓或自然隨性而行，仍維持園兒正常作息
4. 資源整合：可引見同業伙伴或社團領導相識，亦可安排參觀周邊景點

三、參訪團體與相關人員是誰？

1. 取得名單：先知來賓背景以利設定對話方式與內容，並可提供客製化服務
2. 任務編組：就接待內容與園所人力資源，設置臨時組織以分派任務進行

四、日期時間之配置為何？

1. 確認日期：盡早與推薦者或來賓確認到訪日期時間與到訪前後日行程內容
2. 工作進度：製作專案進度表讓服務人員使用，並隨時追蹤各項準備狀況
3. 時程規劃：就來賓可停留時間進行分配（迎賓、簡報、參觀、座談、送客）

五、參訪行程之地點場所為何？

1. 動線規劃：依參訪人數評估園所空間運用

(1) 來賓接待室空間是否適宜
(2) 行政辦公室、教室、圖書室、禮堂、廚房、餐廳…等開放哪些場所參觀
(3) 在何處與參訪團體合影最具紀念價值

2. 周邊景觀：結合園所附近之公園、人文建築、觀光景點或主題餐廳以延伸視野

六、需要哪些物品工具？

1. 歡迎圖文：以海報或布條或氣球門或其他創作方式呈現歡迎來賓之圖文
2. 列隊迎接：園兒於主通道兩側持對方國旗摇動迎接或獻上紀念花圈
3. 專業簡報：何種會議桌型？桌上擺放何物（桌卡、資料袋、紀念品、茶點飲品）？
4. 表演道具：依園兒迎賓秀之內容準備所需道具
5. 整體佈置：配合場地特質加註歡迎圖文，且服務人員有一致之穿著或識別系統

七、如何準備與現場接待？

1. 情境模擬：讓相關服務人員進行沙盤推演，研擬可能狀況與應變方案
2. 何時抵達：先與推薦者或來賓通話，確認參訪團體之當時位置
3. 引導參觀：園所長親自於路口或大門迎接，並引導入園至接待處簡報與後續參觀
4. 互動座談：解說來賓提問，並請參觀者分享其感言
5. 列隊歡送：園所長親送來賓上車，並目送該車輛至視線不及處

八、活動費用預算多少？

1. 量力而為：編列預算不超支，亦可衡量花錢買禮品或花時間製作紀念品
2. 費用分攤：可邀請合辦或協辦或贊助單位參與，以策略聯盟而各蒙其利

本次接待日本團體，除參訪我們園所外，更安排參觀三峽老街、清水祖師廟、台北縣客家文化園區與鶯歌老街Shopping，並在石門活魚料理晚宴中，聆聽來賓們的參訪心得，而梅林保育園齋藤園長也誠摯地邀請，期盼我們今年秋季到日本賞楓與參觀其園所，就在彼此歡喜約定之後，再一次圓滿地完成台日幼教交流。最終，還是要感謝台灣幼教研究中心張顧問素珍教授，全程指導與居間溝通協調，讓我們能不斷精進成長，另外也要感謝台灣幼教寶林會的小寶Sonny特助，迅速規劃行程與製作參訪照片光碟，更將團體合影之精緻紀念品於隔日親送來賓，真不愧是服務達人！